Jaký je náš pohled na práci s dokumentem

(Petr Kacíř, HP Česká republika)
Podívejte se z blízka na to, jak se i ve vaší společnosti pracuje s dokumenty a jak je možné proces práce s nimi optimalizovat.

Na přelomu tisíciletí, s rostoucí mírou digitalizace dat, vývojem internetu a stále novými komunikačními možnostmi, se objevily názory, že v nastávajícím „elektronickém věku“ již nebude třeba papírových dokumentů, resp. jejich množství se výrazně sníží. Přesto vývoj v posledních devíti letech vykazuje zcela opačné tendence. Množství dokumentů v tištěné podobě stále stoupá a nic nenapovídá tomu, že se tento trend, minimálně ve střednědobém horizontu, bude měnit. 
 

Odborné výzkumy a statistiky udávají, že za současného stavu „informační exploze“ se množství informací každých 18 měsíců zdvojnásobí. Rychlost, s jakou informace nabývají na kvantitě, nás proto staví před problém, jak pracovat s jejich obsahem a formou. Tato problematika nabývá na aktuálnosti o to více v době, kdy firmy a instituce hledají všechny možné způsoby, jak snížit své náklady a zvýšit efektivitu. 
 

MPS: jednoduchost a vyšší produktivita

Společnost HP prostřednictvím portfolia služeb Managed Print Services nabízí řešení, jak tuto situaci zvládnout a tvorbu a tok klíčových dokumentů zabezpečit a zefektivnit. Základem je zjednodušit a standardizovat pracovní postupy, zvýšit produktivitu a dostupnost informačních systémů a v neposlední řadě vyvážit produktivitu a náklady.  
 

Dokument jako nositel informací může mít mnoho podob. Většina lidí si automaticky vybaví klasický papírový dokument, avšak v dnešní době s celou řadou dokumentů pracuje v elektronické podobě, například prostřednictvím e-mailu, skenu atp.  
 

Již v dobách Rakouska-Uherska měla práce s dokumentem své jasně definované zákonitosti a pravidla a nejinak je tomu i dnes. Každá firma či instituce by proto měla práci s dokumentem považovat za proces, který se řídí pevnými pravidly a postupy. Taková pravidla a postupy by měla být v souladu s interními normami jednotlivých společností a souvisejícími právními normami, na což se stále poměrně často zapomíná.  
 

Dokumentový proces lze popsat jako soubor úkonů, resp. činností, spojených s životním cyklem dokumentu od jeho vzniku až po jeho skartaci. Nositelem informace mohou být nejrůznější media (papír; datový, zvukový nebo obrazový nosič). 
 

Dokumenty obecně dělíme do tří základních kategorií - příchozí dokumenty (příchozí dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury), interní dokumenty, které slouží zpravidla vnitřním potřebám firmy nebo instituce (interní směrnice, pracovní smlouvy, technická a výkresová dokumentace, technologické postupy) a výstupní dokumenty sloužící ke komunikaci směrem ven (odchozí dopisy, e-maily, faxy, objednávky, dodací listy, faktury). Každá kategorie vyžaduje jiná pravidla pro nakládání s dokumentem po dobu celého jeho životního cyklu.  
 

Je zřejmé, že přístup k této problematice vyžaduje komplexní pohled a bez nadsázky zde platí modifikované pořekadlo „Ukaž mi, jak pracuješ s dokumentem, a jí ti řeknu, jak funguješ.“ Čím větší firma (instituce), tím jsou náročnější procesy, které zabezpečují její chod. Proto musíme s dokumenty, jež jsou nositelem klíčových informací, pracovat jako s jedním z hlavních zdrojů úspěšného řízení společnosti. 
 

Pokud někdo stále měří dokument pouze přes jeho technologii, tzn. jakou tiskárnu, kopírku nebo fax k tomu má použít, nemá mnoho možností, jak tento proces řídit efektivně. Základní prioritou by mělo být detailní poznání současného stavu dokumentového prostředí. Jaké jsou skutečné náklady – provozní, investiční, personální? Jak je systémově a kvalitativně tento proces zajištěn? Z toho vyplývá, že bez analýzy se neobejdeme. Nebojme se proto pohledu zvenčí, který není zatížen subjektivním vnímáním, a obraťme se na odborníky. Nestačí jen spočítat cenu hardwaru, spotřebovaný papír a tiskové kazety a považovat to za celkové náklady na tvorbu a tok dokumentů. 
 

Jak optimalizovat proces práce s dokumenty

Společnost HP nabízí audit dokumentového prostředí, jehož výstupem je detailní zpráva o stávajícím prostředí, rozpoznání jeho slabých i silných stránek a přímých a nepřímých nákladů. Jsou to často nepřímé náklady, které nejsou z hlediska interního pohledu přesně identifikovány a neumožňují potom reálné vyčíslení skutečných nákladů. Na základě informací z auditu je pak společnost připravena navrhnout optimalizaci procesu práce s dokumenty, a to z pohledu technického a ekonomické provozu včetně vývojových trendů. V souvislosti s těmito aktivitami došlo nejednou k změně pohledu a přístupu firmy k využívání reprografických periferií a IT infrastruktury, což se pak odrazilo ve snížení přímých i nepřímých nákladů. 
 

Pokud se v první fázi zaměříme na tiskové prostředí, mějme na zřeteli tyto základní otázky: Jaká je efektivita lokálního tisku? Jaké jsou možnosti jeho minimalizace? Umím rozpoznat a vyhodnotit objektivní či subjektivní požadavky uživatelů? Jaké je portfolio používaného HW a možnosti jeho sjednocení? Jaké mám nástroje na vzdálenou správu užívaného HW a jeho ovladačů? Jak zajišťuji dodávku a distribuci spotřebního materiálu (tiskové náplně a papír)? Umím sledovat náklady na jednotlivá nákladová centra i jednotlivce? Jak mám zajištěnou identifikaci uživatelů? Je pro nás efektivní zpracování tisku (např. technická dokumentace, marketing, faktury atp.) v centrálním reprostředisku? 
 

HP Managed Print Services zajistí optimální využití tiskového systému s ohledem na kvalitu, dostupnost i ekonomiku. Základním předpokladem je tradičně široké a kvalitní portfolio HP tiskové a multifunkční techniky, spotřebního materiálu a vysoká dostupnost servisní podpory. 
 

Pro správu tiskového prostředí máme k dispozici celou řadu nástrojů:

  • HP WebJetAdmin pro sledování optimálního využití HW, kontroly nákladů barevného tisku, proaktivní monitoring, zabezpečení, sledování spotřeby tiskových náplní a závad; 
     
  • HP UniversalPrintigDriver jako jeden ovladač pro všechna síťová tisková zařízení na platformě jednotného uživatelského prostředí; 
     
  • HP Remote Monitoring pro sledování a dodávku spotřebního materiálu bez účasti uživatele, včetně kontroly stavu a požadavků na službu přes servisní portál; 
     
  • HP Access Control Printing Solutions pro monitorování tiskových úloh v zařízeních s možností rozúčtování nákladů až na jednotlivce. Zajištění a řízení přístupu uživatelů (identifikační karty, kódy) k zařízení a zabezpečení dokumentů při tisku (včetně funkce FollowMe).  
     

Dalším krokem na cestě k racionálnímu přístupu v práci s dokumenty je zavedení nových informačních systémů (ERP, CRM, DMS), resp. jejich optimální využití pro tento proces, pokud jsou již implementovány. Práci těchto systémů podporuje aplikace HP Extream jako standardní platforma na designování, tvorbu, produkci a řízení plně personalizované zákaznické komunikace pro zpracování dokumentů ve velkých objemech (faktury, výpisy, vyúčtování, direct mailing atd.), ale i komunikace na vyžádání (smlouvy, obchodní podmínky, korespondence atp.), která je tvořená v tzv. real-time prostředí. Součástí zmíněných systémů mohou být také nástroje na automatizované zpracování informací, jež jsou obsahem dokumentů, se kterými pracujeme. Mezi typické dokumenty pro automatické zpracování (vytěžení dat) patří objednávky, nové účty, servisní žádosti, smlouvy, faktury, dodací listy, korespondence atp.  
 

Využití lze nalézt zejména u velkého množství manuálně zpracovávaných dokumentů (klasifikace, routing); manuálního přepisu informací (zpracování formulářů, auto-indexace); společností se vzdálenými pobočkami (decentralizované zpracování, integrace multifunkčních zařízení); společností, které užívají více navazujících systémů pro výstup zpracovaných informací; integrace různých vstupních informačních kanálů; problematiky dodržování právních norem či úspor provozních nákladů. 
 

Výsledkem automatizace je rychlý převod dokumentu do digitální podoby, dostupnost dat v informačních systémech a eliminace chyb způsobených jejich manuálním přepisem.  
 

Petr Kacíř, Manager tiskových služeb HP pro Českou a Slovenskou republiku  
 


>> Návrat na odborné články