Snižte náklady na tisk o desítky procent. Nebude vás to stát ani korunu.

(Tibor Brunclík, Print Partners, www.printpartners.cz)
Pokud stojíte před úkolem snížit náklady na firemní tisk, tento článek vám pomůže pochopit, co je tvoří a jak je možné je řídit.

Tisk je dražší než jste si mysleli

Podle agentury Gartner utratí firmy ročně 1 – 3 % svého ročního obratu za kancelářský tisk. Přímé náklady na tisk – tedy na HW a spotřební materiál – tvoří 45,5 %. Je tedy třeba si uvědomit, že větší část celkových nákladů na vlastnictví tiskových parků tvoří náklady nepřímé, na první pohled neviditelné – tedy ty na které vám obvykle nechodí faktura od dodavatele. Přesto se ale jedná o legitimní nákladové položky jako je například čas IT podpory tiskových zařízení nebo čas strávený „hlídáním“ a objednáváním spotřebního materiálu. Pokud má firma řádově desítky tiskáren, často několika různých modelů a čím dál tím častěji od více výrobců, může být nákup, správa a distribuce tiskových kazet nezanedbatelnou činností. A to již ani nemluvíme o jejich financování. Leccos napoví obrázek níže. Do nepřímých nákladů na tisk patří pak i nedostupnost tiskárny – tedy promrhaný čas koncového uživatele nad tiskárnou, ve které právě došel toner, účetní odepisování větších zařízení, elektrická energie (jejíž cena roste tak rychle, že by v roce 2010 mohla tvořit stejně velké náklady na tisk jako spotřební materiál*) a v neposlední řadě transakční náklady. Sem patří náklady spojené se schvalovacím a kontrolním kolečkem ve firmě předcházejícím platbě za dodaný spotřební materiál nebo servisní službu. V některých firmách toto kolečko roztočí potřeby tiskového parku i několikrát měsíčně, přičemž odhady nákladů na kompletní zpracování jedné faktury se u tuzemských firem pohybují někde mezi 500 až 1 000 korunami. Jak tedy řídit tyto nezřízené náklady?

Jak řídit náklady na tisk

Je třeba rozlišovat přímé a nepřímé náklady. V prvním případě je situace poněkud jednodušší, protože přímé náklady jsou snadno počitatelné. Obvykle odpovídají nákladům na pořízení tiskového zařízení, ať již v podobě jednorázového nákladu nebo měsíčních odpisů a nákladům na tiskové kazety a servisní služby.

Horší je to ovšem s nepřímými náklady. Jejich vyčíslení vyžaduje dokonalou znalost prostředí a procesů souvisejících s vlastnictvím a provozem tiskového parku a obvykle je zadáváno externím konzultantům disponujícím ucelenou technologií pro vyčíslení TCO – celkových nákladů na vlastnictví tiskových parků. Ve snaze o redukci těchto nepřímých nákladů je ale možné vypomoci si jednoduchým pravidlem. Výše nepřímých nákladů je přímo úměrná výši přímých nákladů. Nebo-li snížíte-li přímé náklady na tisk, snížíte i ty nepřímé. Jen pozor, pokud byste se do snižování přímých nákladů pustili za použití renovovaných tiskových kazet, může výsledek vypadat spíše jako nepřímá úměra. Seriózní studie na toto téma totiž prokazují, že ač renovace kazet snižuje viditelné náklady, zvyšuje ty hůře pozorovatelné – vznikají nepoužitelné výtisky, zvyšuje se nedostupnost tiskárny, zkracuje se životnosti tiskárny a prodražuje se i logistika tiskových kazet. Ušetřit na tisku se ale dá i bez ztráty kytičky. A možností je hned několik.

Nové technologie barevného tisku jsou až o 30 % ekonomičtější

Ta nejevidentnější možnost úspory je asi náhrada starších méně ekonomických tiskáren za nové. Jejich náklady na tisk jedné strany jsou citelně nižší. Zejména u barevného laserového tisku ve firmách je možné takto uspořit až 30 % nákladů na tisk. Důvody jsou přitom nasnadě. Nové barevné laserové technologie jsou výrazně vyspělejší a tím pádem i jednodušší a levnější jak na pořízení tak na provoz než ty, které byly uplatněny v předešlé generaci barevných laserových zařízení. Je to evidentní z pouhého výpočtu cena tiskové kazety / výtěžnost kazety v počtu stránek. Už i toto jednoduché porovnání vám napoví, že CPP – cost per page na starším tiskovém zařízení je vyšší než na aktuálním. Seriózní kalkulace nákladů na tisk určitého množství stránek, kterou by vám měl dodavatel produktů a služeb pro firemní tisk poskytnout, obvykle prokáže, že je ekonomičtější zbavit se plně funkční leč staré tiskárny a nahradit ji novým zařízením, které přesto, že s sebou nese náklady na pořízení, spoří. Jinými slovy, chcete-li tisknout ekonomicky, neměli byste se zabývat tím jaká rozhodnutí jste učinili před 2, 3 či více lety, ale výhradně tím, jestli můžete v současné době udělat rozhodnutí, které povede ke snížení nákladů na tisk. Pokud ano, nelitujte vašeho tiskového zařízení a konejte. Na tomto místě opět připomínáme, že kalkulace přímých nákladů na tisk není žádná alchymie. Naopak se jedná o velmi transparentní a ověřitelný výpočet, který by vám měl profesionální partner – dodavatel poskytnout i s dostatečným vysvětlením.

Stojí desetník za přeměnu tiskových front na fronty lidí?

Další cestou úspory přímých nákladů je rozumná (!) konsolidace tiskových zařízení. Pokud i vaše firma patří mezi ty, které ani neví proč mají tolik tiskáren kolik mají, nebo dokonce mezi ty, které vůbec neví kolik tiskáren mají, pak je na místě úvaha o nahrazení několika tiskových zařízení jedním výkonnějším a ekonomičtějším. Vždyť tématem číslo jedna všech výrobců tiskových zařízení v uplynulých dvou desetiletích bylo učinit tisk co nejdostupnějším, tedy umístit co nejvíce tiskáren do kterých budeme nakupovat drahý spotřební materiál. A je dlužno přiznat, že se to výrobcům povedlo. Hlavním tématem současnosti je ale právě ekonomičnost tisku. Chystáte-li se nasadit vašemu tiskovému parku redukční dietu, musíte ale počítat s nevůlí uživatelů vzdát se svých kancelářských mazlíčků, na kterých si léta tisknou fotografie z dovolené a domácí úkoly svých ratolestí. Je jen na vás jak budete stateční ?. POZOR ale na to, abyste redukci tiskového parku nedovedli tam, kam se jí snaží obvykle dostat klasičtí dodavatele velkých, dnes již většinou digitálních kopírovacích strojů. Ti se totiž obvykle snaží snížit vaše přímé náklady (cenu jedné strany) tak vehementně, že tím vytvoří nikoliv jen tiskové, ale dokonce lidské fronty u velkých, drahých, ekonomických a moc šikovných tiskových zařízení. Co myslíte, co je větší úspora, desetník na stránce nebo čas kolegů ve frontě na své výtisky? Menší výrobci a dodavatelé velkých tiskových a kopírovacích zařízení se vás budou snažit přesvědčit o tom, že desetník je správně, ale vy jistě víte, že v každé společnosti jsou nejdražší nákladovou položkou lidské zdroje. Takže konsolidovat ano, ale s rozumem. Vodítkem by vám mohlo být jednoduché pravidlo – máte-li méně jak 5 uživatelů na 1 tiskárnu, je čas na dietu. Vše ale záleží také na dispozici vašich kanceláří a konkrétních potřebách tisku.

IT oddělení – tisk platí, ale jeho objem nekontroluje

Přímé náklady můžete také redukovat přímo. Prostě tiskněte méně. Jak? Záleží samozřejmě na tom jak moc jste vůči svým zaměstnancům vstřícní pokud jde o svobodu tisku a jak moc je kontrola uživatelů v rozporu s vaší firemní kulturou, ale jedno je jisté, co se měří, to se zlepšuje. Dokážete dnes správně alokovat náklady na tisk těm oddělením či uživatelům, kteří je vytvářejí? Že ne? Pak asi i u vás končí ve společném pytli nákladů IT oddělení, které sice ve firmě tiskne nejméně, ale nákladů na tisk u ní končí nejvíce, případně všechny. Moderní technologie přitom umožňují monitorovat tisky s přesností na jednotlivá zařízení, nákladová střediska a dokonce jednotlivé uživatele a dávají tak do rukou manažerů silný nástroj pro řízení nákladů. A nemusí přitom vyžadovat stotisícové investice jako v případě nasazení monitorovací a tisk zabezpečující technologie nejmenované české firmy. Zkušenosti prokazují, že zavedení monitoringu tisku vede celkem spolehlivě k propadu objemu tisku. Křivka počtu stránek se sice po několika týdnech znovu otočí směrem nahoru, to když uživatelé zjistí, že jim nikdo uši netrhá, ale obvykle se nevrátí do původních výšin.

Kam s nepřímými náklady na tisk? Přeneste je na dodavatele!

Nepřímé náklady na tisk je problematické vyčíslit, zejména pokud k tomu není přizvána odborná pomoc. To ale neznamená, že byste je měli ignorovat. To nejjednodušší co můžete udělat, je přenést část těchto nákladů na dodavatele – partnera v oblasti tisku. Je to přitom docela jednoduché a v mnoha jiných oblastech prokázané. Mluvíme o outsourcingu. Prakticky to může znamenat velmi širokou škálu forem zajištění tisku, od automatizace dodávek spotřebního materiálu, přes pronájem a platbu za vytištěné stránky, až po komplexní outsourcing tiskového parku včetně personálního zabezpečení ve velkých firmách. Domníváte se, že se tyto náklady nevypaří, ale vrátí se k vám v jiné podobě? Jistě ani outsourcing není zaklínadlo, ale je jasné, že vše co se děje ve větším je ekonomičtější a to platí i pro tisk. Nástroje pro vzdálený monitoring tiskového parku, systém inteligentní alertů na docházející spotřební materiál či potřebné servisní zásahy, nástroje pro reportování a alokování nákladů ale především zkušenosti a odborná kvalifikace specializovaného partnera správu tiskového parku jednoduše činí efektivnější. Přenesením zodpovědnosti za provozuschopný tiskový park včetně jeho financování na dodavatele navíc zcela jasně prokážete, že vaším byznysem není opravovat tiskárny, shánět tonery a rozpočítávat náklady. Nic z toho totiž skutečně nepotřebujete. Stačí vám ekonomicky a kvalitně vytištěné stránky – plaťte tedy za ně.

Pronájem a platba za stránky šetří! A není třeba se bát ztráty kontroly.

Je tu ale i další, na první pohled možná zřejmější, důvod proč nekupovat tiskárny, spotřební materiál a servisní služby zvlášť, ale spíše si tisková zařízení pronajímat a platit za stránky. Tímto důvodem je fakt, že výrobci a jejich distribuční partneři nasazují v případě modelu pronájem a platba za stránku nižší marže než na jednotlivých produktech a službách pro tisk. V případě tiskových zařízení HP je pronájem a platba za stránku až o 17 % levnější než když si vše koupíte a budete vlastnit. Není se čemu divit. Obchod s určitou perspektivou stability vytváří pro dodavatele prostor pro nižší marži. Prostě lepší vrabec v hrsti než holub na střeše. Mnoho zákazníků má při pomyšlení na smlouvu psychosomatické projevy nejrůznějšího charakteru. Proč ale? Bojí se ztráty kontroly nad situací, bojí se vysokých nákladů. Není divu. Výše zmínění malí dodavatelé velkých digitálních – dříve analogových - zařízení nedělají modelu pronájmu a platby za stránky zrovna pozitivní publicitu. Řada zákazníků se spálila, když se upsala k určitému objemu tisku, který ale v praxi často nepotřebovala, když si domluvila fixní korunovou cenu a pak s lítostí sledovala jak posilující koruna zlevňovala pro ostatní náklady na tisk, když zjistila že ty jasné a transparentní náklady nejsou zase až tak jasné a hlavně konečné. Uzavřít smlouvu o pronájmu a platbě za stránku aniž by toho musel člověk litovat přitom není tak složité. Ve změti právnických obratů je třeba se soustředit především na následující:

  • Přesně definovat co je součástí smlouvy a co je v ceně pronájmu stránky
  • Pokud možno se vyvarovat závazkům ohledně objemu tisku – není-li objem kvalitně zmonitorován, je celkem jisté, že budete platit za nevytištěné stránky. A navíc kdo ví kolik budete tisknout stránek za 2 roky?
  • Přesně stanovit podmínky změny ceny za stránku. Předpokládat totiž že bude fixní po dobu 3 let je utopie, která skončí ztrátou na jedné nebo druhé straně. Cenu lze efektivně a k oboustranné spokojenosti regulovat ustanoveními ohledně dopadu kurzu na cenu stránky. Tu je rovněž možné spojit s vývojem celosvětových ceníků spotřebního materiálu jednotlivých výrobců. I když ještě asi máme v paměti nepříjemné zvýšení cen na počátku roku 2009, je třeba nezapomínat na to, že za poslední 3 roky se globální ceníky výrobců spíše snižovaly než zvyšovaly.
  • Mít jednu smlouvu na všechno související s provozem tiskového zařízení. Je totiž nepříjemné řešit konflikty vyplývající ze smlouvy o pronájmu tiskového zařízení a smlouvy takzvaně materiálně-servisní. Pamatujte na to, co skutečně potřebujete – vytištěné stránky.

Na výše uvedených řádcích jsme se soustředili především na to, jak řídit náklady na tisk na jednotlivých tiskových zařízeních. Firmy by ale měly uvažovat o nákladech celých tiskových parků. A tady již je rozhodně na místě spolupráce s partnerem, který dokáže vyčíslit spolehlivě celkové náklady na vlastnictví tiskového parku, navrhnout optimalizační opatření beroucí v potaz nejen přímé, ale i nepřímé náklady a případně zajistit komplexní outsourcing tiskových parků.

Co můžete udělat pro úsporu nákladů dnes

To co můžete udělat dnes, je identifikovat tiskárny a kopírky s vysokými náklady na tisk jedné strany a nahradit je ekonomičtějšími zařízeními. Nemyslete při tom na to, že vaše stávající tiskárna by mohla v pohodě tisknout ještě dva nebo tři roky, myslete na to, kolik můžete za tuto dobu ušetřit, když se na ní tisknout nebude. Můžete tak dosáhnout úspory až třetiny přímých nákladů. Nasadíte-li nová tisková zařízení v režimu pronájmu a platby za stránky, snížíte přímé náklady na tisk ještě více díky nižší marži dodavatele a hlavně snížíte nepřímé náklady – přenesete vlastnictví, správu a rizika spojená s tiskovými zařízeními na dodavatele.

 
Tibor Brunclík, M.B.A.
Výkonný ředitel společností Toner Expres a Print Partners. HP Office Printing Solution Partner.
 
www.printpartners.cz

www.tonerexpres.cz/iqprint-premium



* Gartner Group 

>> Návrat na odborné články